10 consejos para mantener tu escritorio limpio y ordenado y la limpieza de oficinas
Chanpory Rith
21 de agosto 2006
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Un escritorio desordenado es una muestra de la creatividad y la imaginación. Esta es la excusa que me dieron para la montaña de papeles, adornos, y botellas de San Pellegrino normalmente apiladas en mi escritorio en el trabajo. La verdad es que yo sólo soy perezoso. Cuando empecé a perder más y más tiempo buscando objetos perdidos en vez de ser una persona creativa, brillante, sabía que tenía que hacer algo. Tengo mi escritorio organizado y han sido milagrosamente mantenerlo limpio durante los últimos tres meses.
He aquí cómo:
1 \. Utilice un sistema de gestión de papel
La mayor parte del desorden de mi escritorio es el papel. En un post reciente, escribí acerca de un sistema para organizar los archivos en la computadora. El mismo sistema puede ser modificado para trabajar con archivos físicos:
Configuración: Un lugar para cada cosa
En primer lugar, usted necesitará algunos artículos:
Bandeja de entrada
Este es un estándar de la bandeja apilable carta. Coloque los documentos que todavía no tienen un lugar aquí. Esto puede ser artículos como notas, impresión-outs, y las cosas al azar ubicados en su escritorio a las personas al azar.
Incubar caja
En la parte superior de la bandeja de Entrada, apilar otra bandeja de carta para poner los artículos que están "en espera". Estos son los elementos que todavía no están listos para hacer o terminar aquí. Pueden ser artículos que usted está pensando en la lectura, bocetos de proyectos potenciales, así como información acerca de los eventos que le interesan.
Acción y Tickler archivo
Para ello, Merlin Mann de 43 carpetas recomienda un archivo de acordeón AZ. Ponga los papeles que requieran una acción que toma más de 2 minutos de aquí. Esto puede ser artículos tales como llenar formularios y documentos a corregir. También puede utilizar un archivo de vencimientos para complementar esto. Echa un vistazo tutorial de Merlín para más detalles.
Proyectos rejilla actual
Para ello, utilice un estante o una caja de archivo pequeño archivo para guardar carpetas para proyectos activos. Crear una carpeta por proyecto.
Gabinete de presentación
Ponga los proyectos finalizados, artículos de referencia general, y cualquier cosa es posible que desee mirar de nuevo en un archivador. Utilice carpetas planas sencillas organizadas de AZ, en lugar de carpetas colgantes.
Cajas de volcado (bote de basura, reciclaje bin, trituradora)
Evité tirar papel porque no tienen acceso a un bote de basura, se sentía culpable de tirar papel reciclable, o tenía miedo de tirar los materiales confidenciales. Tener un bote de basura, papelera de reciclaje, y la trituradora para cada una de estas situaciones elimina estas vacilaciones.
Uso: procesar, organizar, revisar
Ya está todo listo y dispuesto a limpiar su escritorio. Los siguientes pasos son una adaptación de sistema GTD de David Allen:
Proceso
Ponga todos los papeles en su escritorio en su bandeja de Entrada. Si no entra, sólo hay que poner al lado de él por ahora. Ir a través de cada archivo uno por uno. Pregúntate a ti mismo: ¿puedo actuar en este archivo? En caso afirmativo:
Hazlo
Si se tarda menos de dos minutos, sólo hazlo.
Delegar es
Si usted no es la persona adecuada para hacerlo, entonces lo enviará a alguien que pueda hacerlo.
Aplazar lo
Si se tarda más de dos minutos para hacerlo, pero en su acción o archivo Tickler. O si es relacionado con el proyecto, lo puso en su estante de archivo actual de los proyectos.
Organizar
Si el archivo no tiene acción para que usted lo hace, usted puede:
Papelera ella, su reciclaje, o destruya, si usted no lo necesita.
Coloque en la bandeja Incubar si no estás dispuesto a tratar con él.
Archivo en su archivador para más adelante.
Revise
La parte más importante del sistema es la creación de los comentarios por usted para procesar su bandeja de entrada y organizar sus archivos:
Diario
Procesar la bandeja de entrada con la frecuencia que desee durante todo el día, pero hacerlo al menos dos veces al día: una vez alrededor del mediodía y de nuevo al final del día. Usted debe vaciar al final del día, a fin de que la bandeja de entrada es agradable y fresco por la mañana.
Semanal
Al final de la semana, mover proyectos completados en su archivador. Ir a través de su bandeja Incubar y decidir si está listo para actuar en cualquiera de los archivos, siguiendo los pasos que debe seguir para procesar su bandeja de entrada. Tome los elementos de la papelera de reciclaje a la papelera de reciclaje en la oficina principal.
Mensual
Al final del mes, ir a través de su archivador y podar los archivos que no creo que usted necesitará siempre de nuevo.
2 \. Desterrar notas Post-It
Deje de usar Post-its para recordar información importante. No son más que fácil de perder y que son feos cuando la sopa en su monitor. En su lugar, mantener una pequeña libreta en su escritorio para escribir notas recordatorias. Mejor aún, utilice las herramientas de GTD, como el PDA hipster y kGTD para realizar un seguimiento de lo que usted necesita hacer.
3 \. Papelera esas impresiones
Después de imprimir un archivo y completando la acción asociada a ella, tirarlo a la basura. Usted ya tiene una copia de la misma en el equipo, por lo que no la mantiene ahí en su escritorio.
4 \. Mantener las carpetas de archivos en blanco y una máquina de etiqueta en su escritorio
La razón mientras usted no presenta es porque es muy tedioso para encontrar las carpetas y etiquetarlas. Con una pila de carpetas en blanco y fabricante de la etiqueta a su alcance, no tienes excusa.
5 \. Ritualizar sus comentarios
Programe tiempo en iCal u otro programa de calendario para limpiar su escritorio al final de cada día. Después de dos o tres semanas, el hábito se pegue.
6 \. Deseche las plumas
¿Por qué necesita tantas plumas? Que se vayan todos a excepción de dos o tres. Si no tiene una tapa, tirar.
7 \. Di no a Schwag
Sí, es difícil resistirse a la mierda feo gratis en conferencias y eventos internos de oficina, pero evite tomar sólo porque son gratis. Esto incluye todos los bolígrafos baratos, pegatinas, revistas gratuitas, folletos, tarjetas postales, y cualquier otra cosa que probablemente terminará lleno de basura en su escritorio. Si usted necesita un recordatorio de un proveedor en particular, tome su PDA u ordenador portátil con usted y escriba el nombre de la empresa y la URL abajo.
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8 \. Lleve a su casa libros
Llévate a casa los libros que no utilizan de forma regular para trabajar. Tendrá más espacio para trabajar, y si usted tiene que dejar su trabajo por cualquier razón (Dios no lo quiera), tendrá menos elementos pesados para empacar.
9 \. Comer fuera de la oficina
Comer en el escritorio alienta basura como bolsas de papel, vasos y utensilios para pegar alrededor de su escritorio. He sido culpable de esto y tienen las migas en mi teclado para probarlo. Para evitar esto, comer en otro sitio. Preferiblemente, fuera de la oficina. Hacer esto también le permite un descanso mental de un trabajo donde usted puede disfrutar de su comida sin interrupciones de teléfono o computadora.
10 \. Limite marcos de fotos en su escritorio
Fotos de seres queridos nos recuerdan lo que es importante en nuestras vidas. Más de tres en su escritorio, sin embargo, es una distracción. En su lugar, utiliza Flickr para almacenar las fotos que se pueden ver en una presentación durante un descanso.
¿Tiene más consejos para un escritorio limpio? Háganos saber en los comentarios!